Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w 2025 roku - kompendium wiedzy

Wprowadzenie

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to kluczowy instrument ochrony interesów zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Gwarantuje, że wyłoniony wykonawca prawidłowo i terminowo zrealizuje przedmiot umowy. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie ZNWU w świetle aktualnych przepisów Prawa zamówień publicznych.

Czym jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy?

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to instytucja służąca zabezpieczeniu prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z zawieranej umowy o zamówienie publiczne, w tym również ? jeśli zamawiający tego żąda ? obowiązków związanych z gwarancją jakości i rękojmią za wady.

ZNWU to forma zabezpieczenia finansowego (pieniądz lub gwarancja), z której zamawiający może skorzystać na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest obowiązkowe czy fakultatywne?

Zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, ustanowienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez zamawiającego jest fakultatywne ? to zamawiający decyduje, czy będzie wymagał zabezpieczenia i ma obowiązek jasno określić tę kwestię w dokumentacji zamówienia. Przepis ten dotyczy zarówno zamówień powyżej, jak i poniżej progów unijnych. Nie ma już odgórnego obowiązku wymagania ZNWU po przekroczeniu progów unijnych ? taka interpretacja była właściwa według wcześniej obowiązujących przepisów.

Wysokość zabezpieczenia ? ile procent?

Zgodnie z art. 452 ust. 2 i 3 PZP, ZNWU co do zasady wynosi od 5% do 10% ceny brutto podanej w ofercie wykonawcy. W przypadku umów ramowych poziom zabezpieczenia wylicza się od maksymalnego wynagrodzenia przewidzianego w tej umowie.

Dopuszczalne formy zabezpieczenia

Zgodnie z art. 450 ust. 1 PZP, wykonawca może wnieść zabezpieczenie w jednej lub kilku z następujących form (wedle wyboru wykonawcy):

• pieniądz (przelew na rachunek bankowy zamawiającego),
• poręczenie bankowe,
• gwarancja bankowa,
• gwarancja ubezpieczeniowa,
• poręczenie podmiotu, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o Banku Gospodarstwa Krajowego (np. fundusz poręczeniowy),
• inne formy dopuszczone przez zamawiającego (za jego zgodą).

Wykonawca może łączyć różne formy (np. część w pieniądzu, część w gwarancji bankowej).

Termin wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie jest wnoszone się wraz z ofertą. Należy je wnieść po wyborze wykonawcy, lecz bezwzględnie przed podpisaniem umowy. Brak wniesienia ZNWU w terminie uprawnia zamawiającego do uznania, że wykonawca uchyla się od zawarcia umowy oraz do ewentualnego zatrzymania wadium.

Zwrot zabezpieczenia ? zasady i terminy

Zgodnie z art. 453 PZP może stosować się zwrot ZNWU w dwóch etapach:

1. Zwrot 70%
   Następuje po odbiorze przedmiotu umowy przez zamawiającego lub podpisaniu protokołu odbioru końcowego. Zwrot powinien nastąpić w terminie do 30 dni od dokonania odbioru, jeśli nie ma przesłanek do zatrzymania zabezpieczenia.
2. Zwrot 30%
   Pozostała część zwracana jest po zakończeniu okresu gwarancji jakości lub rękojmi, jeśli zabezpieczenie ich dotyczy (w ciągu 15 dni od upływu tego okresu lub od spełnienia warunków przewidzianych w umowie).

Alternatywnie ? wykonawca może po wykonaniu umowy przedstawić nową gwarancję (np. wyłącznie na czas gwarancji/rękojmi).

Zatrzymanie zabezpieczenia przez zamawiającego

Zamawiający może zatrzymać zabezpieczenie należytego wykonania umowy ? w części lub całości ? w przypadkach określonych w PZP i dokumentach zamówienia, jeśli:

• wykonawca nie wykonał lub nienależycie wykonał umowę,
• zamawiającemu przysługuje roszczenie (np. kara umowna, odszkodowanie, koszty usuwania wad czy wykonania zastępczego),
• wystąpiły wady objęte gwarancją, których wykonawca nie usunął w wymaganym terminie.

Zatrzymanie ZNW musi być uzasadnione konkretną szkodą lub uchybieniem wykonawcy ? nie może następować automatycznie.

Najczęstsze błędy wykonawców

• Nieterminowe wniesienie ZNWU.
• Niewystarczający lub zbyt krótki okres obowiązywania zabezpieczenia (np. nieuwzględnianie rękojmi/gwarancji).
• Brak podpisu elektronicznego na gwarancji przy e-gwarancjach.
• Błędy formalne w treści gwarancji (np. brak tzw. płatności ?na pierwsze żądanie?).
• Rozbieżności danych wykonawcy w gwarancji i w dokumentach oferty.
• Wybór formy zabezpieczenia niedopuszczalnej przez zamawiającego.

FAQ ? najczęściej zadawane pytania

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy musi być wniesione wyłącznie w pieniądzu?
Nie. Możesz wybrać dowolną ustawową formę: przelew, gwarancję lub poręczenie.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy można wnieść po podpisaniu umowy?
Nie. Zasadą jest konieczność wniesienia przed podpisaniem umowy.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy można podzielić między członków konsorcjum?
Tak. ZNW może być wniesione przez kilku wykonawców wspólnie.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy podlega VAT?
Nie. Wniesienie ZNWU nie podlega opodatkowaniu VAT.

Czy można stosować różne formy równolegle?
Tak. Możliwa jest kombinacja kilku form zabezpieczenia.

Poręczenie należytego wykonania umowy Funduszu Pomerania ? kto i jak może skorzystać

Czym jest poręczenie Funduszu Pomerania?

Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne może wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy (ZNWU) nie tylko w gotówce czy w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, ale również korzystając z poręczenia profesjonalnej instytucji finansowej, takiej jak Fundusz Pomerania. Poręczenie to jest w pełni uznawane przez zamawiających jako dopuszczalna forma ZNWU zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych.

Kto może skorzystać z poręczenia Funduszu Pomerania?

Z tej formy zabezpieczenia mogą skorzystać:

• przedsiębiorcy z sektora mikro, małych i średnich firm (MŚP),
• przedsiębiorcy mający siedzibę lub prowadzący działalność na terenie województwa zachodniopomorskiego (nie jest wymagane, by zamówienie dotyczyło wyłącznie regionu; Fundusz obsługuje także kontrakty na terenie całej Polski),
• wykonawcy zawierający lub realizujący umowy w postępowaniach w trybie zamówień publicznych.

Jak skorzystać z poręczenia ? krok po kroku

1. Kontakt z Funduszem Pomerania
   • Pierwszym etapem jest kontakt z Funduszem Pomerania ? można to zrobić telefonicznie, mailowo lub poprzez formularz na stronie internetowej funduszu. Złożenie wniosku wraz załącznikami.
2. Ocena wniosku
   • Fundusz Pomerania analizuje sytuację finansową firmy i dokumenty przetargowe.
   • Decyzja o przyznaniu poręczenia może zapaść w ciągu nawet dwóch dni roboczych od złożenia kompletu dokumentów.
3. Podpisanie umowy o poręczenie
   • Po pozytywnej decyzji zawierana jest umowa o udzielenie poręczenia, określająca warunki oraz zakres gwarancji.
4. Przedstawienie dokumentu poręczenia zamawiającemu
   • Wykonawca przekazuje uzyskane poręczenie do zamawiającego jako dowód zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Kluczowe zalety poręczenia Funduszu Pomerania

Wysoka akceptowalność: poręczenia Funduszu Pomerania są respektowane przez instytucje publiczne w całej Polsce.

Oszczędność środków: nie ma konieczności ?zamrażania? gotówki na koncie zamawiającego.

Szybkość procedury: decyzje wydawane są w krótkim czasie, co jest kluczowe przy napiętych harmonogramach przetargowych.

Elastyczność: poręczenie może obejmować różne typy umów i być łączone z innymi formami zabezpieczenia.

Podsumowanie

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest istotnym elementem procesu udzielania zamówień publicznych, mającym na celu ochronę zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy. Poprawne wniesienie i rozliczenie ZNW minimalizuje ryzyko sporu oraz utraty kontraktu. Warto korzystać z aktualnych wzorów gwarancji i konsultować się ze specjalistami w zakresie zamówień publicznych.